Avant de transcrire un document, il est impératif de l’examiner dans sa globalité. Ceci permet de de faciliter ensuite la transcription, de comprendre la structure du texte.

On peut vérifier si le document comprend des marges, et si des informations y sont présentes. Si tel est le cas, il peut s’agir d’un résumé contenant les informations en marge (surtout en début de texte), ou d’un texte inséré.
En fin de texte, on peut s’assurer de la présence ou non de signature (ce qui oriente sur le type de document concerné),  et sur leur nombre.
On peut vérifier la longueur du texte, son nombre de pages.
Le paléographe doit aussi regarder l’éventuelle organisation du texte en paragraphe. Elle peut être le signe d’un type de document particulier, ou mettre en valeur un mot (en capitale), un verbe, qui marque le début du détail d’un arrêt par exemple.

L'apprentissage d'une compétence de paléographie doit être validé par un exercice de transcription.