Un document d’archives est produit dans une finalité : envoyer une information, laisser une trace d’un accord pour garantir un droit, pérenniser une décision, ou encore comptabiliser.
À ces différentes finalités sont associés des formes de textes différentes. On peut les reconnaître dès l’examen préalable du document par des éléments matériels :
- présence de sceaux. Le sceau est un moyen d’authentifier un document. On les crée en apposant un cachet de cire. Les sceaux sont généralement en bas d’un document.
- présence d’un timbre. Attention, il ne s’agit pas ici d’un timbre postal, même si le principe ne diverge pas vraiment. Comme les sceaux, ils permettent d’authentifier un texte, de le rendre plus difficile à copier, et souvent d’attester le paiement d’une taxe. Les timbres sont soit à base d’encre (apposition d’un tampon), soit sans encre mais en volume sur le papier (apposition d’un poinçon métallique). Ils sont généralement en début du document, mais peuvent aussi se rencontrer à la fin de celui-ci.
- texte comprenant de nombreux chiffres, alignés ou en liste : il est possible que l’on soit face à un document comptable (facture, devis estimatif de travaux, etc).
- Attention, d’autres textes peuvent être sous forme de liste mais comprendre beaucoup de texte, par exemple un inventaire après décès avec énumération de biens.
- La correspondance a souvent une forme proche de celle que l’on rencontre aujourd’hui : bloc de texte en haut à gauche avec les mentions de coordonnées, bloc central ou à droite avec date, bloc de texte central, et signature à la fin.
Il faut aussi prendre en compte le niveau de diffusion du document : est-il destiné à la sphère privée, à un cercle réduit, ou s’agit-il d’un document officiel et public ?
Ainsi, une correspondance peut prendre un aspect plus formel si elle est envoyée à une administration (langage soutenu, graphie soignée, écriture régulière) là où une lettre familiale peut se restreindre à quelques mots griffonnés sur un papier.
Il ne s’agit bien sûr que de règles générales, que la fréquentation régulière des archives permet d’affiner.
En ayant en tête ces éléments, le paléographe peut commencer plus sereinement une transcription. Il peut déjà imaginer le type d’information qu’il va devoir transcrire, s’attendre à trouver certaines formules types, se préparer à un type d’écriture.